Ge kent dat wel, vergadering nummer vijfendertig over hetzelfde thema. Dat vergaderen is niet zo erg, de koffie is goed en met wat geluk zijn er een paar leuke collega’s aanwezig waarmee ge wat kunt lachen. Het trieste ervan is meestal dat zowat iedereen weet wat er moet gebeuren met het topic ter discussie, maar dat ook iedereen weet dat er niets zal gebeuren, behalve dan het plannen van een vervolgvergadering. Ook stilstand moet immers onderhouden worden.
Zoals dat gaat, komt iedereen te laat. Minstens tien minuten, anders zou men de indruk kunnen krijgen dat ge niks te doen hebt. Op tijd komen lijkt verdacht veel op efficiëntie. Bovendien geeft het de indruk dat ge te weinig te doen hebt, dus past ge u aan en komt ge te laat. Dan moet ge, om er echt bij te horen, eerst nog koffie pakken, iedereen groeten en uw laptop openzetten. Hoe kan een mens vergaderen zonder laptop? Een boekske om nota’s in te nemen is prima, maar daar kunt ge uw mails, socials en andere zaken niet op volgen. De kans bestaat zelfs dat ge met uw aandacht bij de meeting zijt en dat is dan alweer een verdachte vorm van efficiëntie. Dat imago wilt ge niet hebben.
Zo’n tien minuten in de meeting, op het moment dat zowat iedereen mailbox aan het leegscheppen is met de ernst van een team rampenbestrijders, sloeg Lut met een harde klap op tafel. Iedereen schrok en keek op.
“Fijn”, zei ze, “als iedereen nu even luistert, dan kan ik uitleggen wat ik gedaan heb.” Dat was heiligschennis. Iets gedaan hebben? Wie haalt het in zijn hoofd de stilstand te doorbreken? Maar ze trok er zich niets van aan. En dat op zichzelf was al een vorm van passieve agressie tegen de organisatie.
“We vergaderen nu al een jaar over hoe we dit oplossen. We komen geen stap vooruit omdat we iedereen willen laten meepraten. Dat is fijn, maar dat werkt niet. Ik heb dus een softwareprogramma besteld, dat ongeveer evenveel kost per jaar als onze gecumuleerde loonkost samen in deze meeting. We hebben het vandaag opgezet en vanaf morgen kunnen alle aanvragen via die weg doorgestuurd worden en is dit issue opgelost.” Ze ging terug zitten, tikte wat op haar laptop en keek weer op. “Het werkt heel eenvoudig, ik heb jullie net de gebruiksaanwijzing doorgestuurd, ge kunt testen zoveel ge wilt, morgen maken we de queue leeg en gaan we echt van start.” Ze stond op en liep naar de deur toe. Maar natuurlijk was dat allemaal veel te pragmatisch om acceptabel te zijn.
“Hela”, zei Manfred, directielid van dienst, “Lut, dat kan zomaar niet. Wat zegt IT, zijn er trainingen voor de mensen? Past dit in een procedure? Neemt dit alle bezorgdheden van andere betrokkenen mee? Was dit gebudgetteerd? Hoe haal je het in je hoofd om…” Daar had ge hem. Er is natuurlijk geen enkele oplossing volledig vooraleer iemand er zijn twijfels bij heeft geuit, zijn stempel erop heeft gedrukt en de pluimen ervan heeft verzameld, samen met een goed excuus voor als het verkeerd uitdraait.
“Juist”, zei Lut terwijl ze weer ging zitten, “IT heeft er geen issue mee, het sluit perfect aan op bestaande systemen. De training heb ik jullie doorgestuurd, maar het werkt gemakkelijker dan een webshop, even intuïtief, en iedereen hier weet hoe een webshop werkt. De procedure hoeft niet aangepast te worden, alleen het woord e-mail moet vervangen worden door de naam van het programma. Het dekt gans de waslijst van noden die we al een jaar in het verslag schrijven. Dit kan makkelijk van ons operationeel budget gaan. En ik haal dit in mijn hoofd omdat het voor zoveel frustratie en tijdverlies bij mijn mensen zorgt dat we het niet meer aankunnen om te wachten tot iemand hier eindelijk een ei legt.” Ze stond op en liep de deur uit. Wij genoten van het schouwspel. Ik heb zelden iemand zo ordelijk een kamer weten verlaten nadat ze er een bom gelegd had.
En wat denkt ge? In de namiddag ontvingen we een uitnodiging voor een nieuwe meeting. Een werkgroep rond de software, waarin Manfred aangaf dat we de implementatie even on hold zouden zetten, totdat we besproken hadden hoe we hiermee zouden omgaan, hoe we het zouden communiceren, waar het op het intranet een thuis zou vinden en welk icoon ervoor gebruikt zou worden. Vooral dat icoon was blijkbaar bijzonder belangrijk. In een competitie wint huisstijl het steeds van pragmatiek.
Terwijl ik zijn uitnodiging aan het lezen was, hoorde ik een harde knal in het kantoor naast mij. Even later zag ik door het venster hoe Lut, met een gebarsten laptop, op weg was naar IT. Ja, veranderingsprocessen zijn altijd traag en moeilijk. Ge hebt er tijd en geduld voor nodig. Dat was nog maar eens bewezen.
